Tipps für Deinen Bewerbungsprozess: Wie Du Deine Dokumente in vier Schritten optimal für Bewerbungen vorbereitest
Montag, 12. April 2021 um 14:00 von Robert von Heeren in Arbeitsmarkt und Karriere
Du suchst eine neue Stelle und möchtest Dich bei verschiedenen Unternehmen bewerben? Dann ist es zunächst einmal wichtig, dass Du alle relevanten Dokumente in verschiedenen digitalen Formaten griffbereit hast. Denn einheitliche Standards dafür, welche Dokumente in welcher Form der Bewerbung beigelegt werden sollen, gibt es nicht.
Zumindest im IT-Bereich werden Bewerbungen längst nicht mehr auf Gedrucktem und per Post eingereicht. Das gilt auch für alle einzureichenden Dokumente wie Arbeitszeugnisse etc. Auch wird selten noch verlangt, dass Du Deine Zeugnisse beglaubingen lassen musst. Eine solche Pflicht gibt es übrigens nicht. Es kann — am ehesten bei Stellenausschreibungen für höher dotierte Führungspositionen — vorkommen, dass manche Arbeitgeber dies verlangen. In diesem Fall musst Du die entsprechenden Unterlagen z. B. beim Bürgeramt beglaubigen lassen. Üblich ist es mittlerweile jedoch, sie in digitalisierter Form einzureichen. Natürlich muss es sich bei den digitalisierten Dokumenten um Originale handeln, scanne also keine Kopien ein, außer es handelt sich um amtlich beglaubigte Kopien.
Manche Arbeitgeber möchten nur das letzte Arbeits- bzw. Zwischenzeugnis, andere auch Zeugnisse des höchsten Schul- und/oder Studiumabschlusses, Zertifikate und Qualifikationsnachweise. Die einen erwarten Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail, bei anderen sollst Du sie in einem Bewerbungsportal hochladen — und zwar im exakt richtigen Format! Wenn Du jedes Mal Deine Dokumente extra zusammenstellen, evtl. sogar noch aufwändig einscannen oder abfotografieren und in das richtige Format bringen musst, verlierst Du wertvolle Zeit.
Oder hast Du vielleicht ein Arbeitszeugnis verlegt und es ist gar nicht verfügbar? Dann ist Stress vorprogrammiert, denn eine Bewerbung ohne die nötigen Unterlagen abzuschicken ist nicht empfehlenswert: Berücksichtigst Du die jeweiligen Anforderungen der Firmen nicht, riskierst Du, von vornherein aussortiert zu werden. Besser also, erst einmal zu checken, ob alles vorhanden ist. So bereitest Du Dich und Deine Unterlagen optimal auf den Bewerbungsprozess vor und kannst Dich dann auf die Bewerbung an sich konzentrieren.
Schritt 1: Relevante Dokumente zusammenstellen und prüfen
Suche im ersten Schritt alle relevanten Dokumente zusammen.
Dazu gehören:
- Arbeits- und Zwischenzeugnisse: Letzteres ist besonders dann wichtig, wenn Du in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis stehst und kein Arbeitszeugnis hast.
- Schulzeugnisse: Vor allem Abschlusszeugnisse (höchster Schulabschluss, Studiumabschluss, Examenszeugnisse, Promotionen, Stipendien etc.).
- Zertifikate von einschlägigen Weiterbildungen.
- Bescheinigungen von wichtigen Ehrenämtern.
- Referenzen oder Testimonials wichtiger Persönlichkeiten: Dies ist besonders dann wichtig, wenn Du phasenweise als Freiberufler gearbeitet hast. Lass Dir von wichtigen Auftraggebern dafür immer eine Referenz ausstellen!
- Teilnahmebestätigungen einschlägiger Fortbildungsveranstaltungen wie z. B. firmeninternen Fortbildungsmaßnahmen, Workshops, Seminaren etc.
- Auszeichnungen, insofern sie relevant sind.
- Unter Umständen können auch Bachelor-/Master- oder sonstige Projektarbeiten im Bewerbungsprozess nützlich sein.
- Gleiches gilt übrigens auch für den Personalausweis.
- Briefkopf und Briefpapier des Unternehmens ohne optische Mängel (keine Risse, Flecken…).
- Datum und Ort der Erstellung.
- Keine persönliche Anrede (kein »Sie« oder »Du«).
- Deine Adresse darf nicht enthalten sein.
- Beginn und Enddatum Deiner Anstellung inkl. Nennung Deiner Position (Jobtitel) und evtl. der Abteilung, der Du zugeordnet warst.
- Text in üblicher, lesbarer Schriftgröße und ohne Korrekturen.
- Klar erkennbare Unterschrift des Ausstellers, in der Regel ist das der/die Geschäftsführer*in mit dokumentenechtem Stift (nicht Bleistift oder dergleichen).
Bedenke, dass Du bei der Entgegennahme solcher Dokumente auch verpflichtet bist bzw. warst, sie entsprechend zu prüfen! Hier stehst also auch Du in der Pflicht. Sollte ein Zeugnis hier nicht den o.g. Anforderungen entsprechen, weil das Original Alterungserscheinungen aufweist und z. B. deutlich sichtbare Flecken oder Risse hat: Retuschiere den Scan lieber nicht, denn das kann möglicherweise auffallen und als Manipulationsversuch interpretiert werden. Erlaubt ist: Den Scan etwas nachschärfen, den Kontrast, die Bildhelligkeit und Ausrichtung optimieren. Bei gravierenden Mängeln solltest Du also das Unternehmen — falls es noch existiert — um ein Ersatzzeugnis bitten. Gibt es das Unternehmen nicht mehr, steckst Du in der Klemme. Im Zweifelsfall ist es meiner Meinung nach dann trotzdem besser, es einzuscannen und zu übermitteln — vielleicht mit einer kleinen Begründung für den Zustand des Originals – als es wegzulassen. Dann könnte nämlich der Eindruck entstehen, dass Du etwas zu verbergen hast (z. B. ein mittelmäßiges Arbeitszeugnis).
Schritt 2: Dokumente einscannen oder mit dem Handy abfotografieren
Da Zeugnisse und Zertifikate auf jeden Fall in gedruckter Form ausgestellt werden müssen und nur selten zusätzlich auch in digitaler Form z. B. als PDF ausgegeben werden: Digitalisiere zuerst alle Deine Original-Dokumente, also alle Arbeits-, Zwischen- und Schulzeugnisse etc., evtl. vorhandene Zertifikate oder (wichtige) Teilnahmebestätigungen von Fortbildungen und Referenzen in möglichst hoher Qualität und in Farbe ein. Dabei entstehen je nach Quelle zum Teil sehr große Dateien, die mehrere Megabytes groß sind.
Wenn Du keinen Flachbettscanner mit mind. 300 DPI (besser 600 DPI oder höher) hast, dafür aber ein Handy mit einer guten Kamera mit mind. einer Auflösung von 8 Megapixel (besser 12 MP): Es gibt sehr gute Scan-Apps, die z. B. einen Verwackelungsschutz und Autokorrekturfeatures bieten. Wenn Du beispielsweise im Appstore von Google Play nach »scan app« suchst, werden Dir viele günstige oder kostenlose Apps vorgeschlagen.
Achte darauf, dass die Dokumente in maximaler Qualität und ohne Kompression eingescannt bzw. abfotografiert werden. Hier bleibt Dir nicht erspart, einige Apps auszuprobieren und die Ergebnisse zu vergleichen. Natürlich brauchst Du dann auch auf Deinem Rechner eine Software, mit der Du auf den Datenspeicher Deines Handys zugreifen und die Dateien ablegen kannst. Die Handyanbieter bieten hier im Download- bzw. Servicebereich ihrer Website in der Regel entsprechend Programme für die Datenverbindung per USB oder Bluetooth an. Du kannst aber auch den Umweg über Cloudservices wie beispielsweise Dropbox gehen, die ja auch entsprechende Handy- und Desktop-Apps anbieten.
Speichere diese Dateien am besten im JPEG-Format und in Originalqualität ab. So kannst Du sie dann in einem Grafikprogramm gut nachbearbeiten.
Achte außerdem darauf, dass die Scans oder Fotografien »sauber« sind — also die Dokumente nicht verknittert, schief oder unvollständig abgebildet sind. Weitere NoGos sind z. B. schlechte und ungleichmäßige Ausleuchtung, Unschärfe oder Verwackelungen. Das kann passieren, wenn Du die Dokumente mit dem Handy abfotografierst und z. B. der Blitz aktiviert war oder Du sie unter eine Lampe gehalten hast.
Wenn Du einen guten Scanner hast, dessen Software z. B. auch Autokorrektur unterstützt, empfehle ich, dass Du Deine Dokumente in mindestens 600 DPI Qualität einscannst. So vermeidest Du z. B. Ausleuchtungsprobleme, die beim Abfotografieren per Handy vorkommen können.
Schritt 3: Dokumente richtig ablegen und komprimieren
Nun hast Du also Deine Dokumente in möglichst hoher Qualität auf Deinem PC oder Mac. Evtl. hast Du sie auch noch etwas in Bezug auf Helligkeit, Kontrast und Schärfe optimiert. Da es bei Empfänger-Postfächern und in Bewerbungsportalen Speicherplatzbegrenzungen gibt, musst Du Deine Dateien nun noch in mehreren Schritten nachbearbeiten. Sichere sie aber vorher unbedingt in einem separaten Ordner und zusätzlich auch auf einem externen Backup-Laufwerk. Achte darauf, dass Du sie in den nachfolgend beschriebenen weiteren Arbeitsschritten nicht versehentlich überschreibst, denn es kann durchaus sein, dass Du sie später einmal wieder brauchst.
Je nachdem, wie Dir die Dateien nun vorliegen, folgen jetzt verschiedene Arbeitsschritte:
- Scanner und Handyprogramme speichern die Scans i.d.R. unter Dateinamen wie z. B. »IMG-096479.pdf« ab. Benenne alle Dateien so um, dass aus dem Dateinamen der Titel des Dokumentes inkl. Deinem Namen hervorgeht, also z. B. »Arbeitszeugnis-FirmaXY-Sieglinde-Mustermann-2010.jpg«. So findest Du Dich besser unter den vielen Dokumenten zurecht und auch die Personaler müssen die Dateien nicht erst öffnen, um herauszufinden, was sie enthalten.
- Da Du die Dokumente in sehr hoher Auflösung und in Farbe eingescannt hast, sind sie für eine effektive Kompression noch viel zu groß, Du musst sie also zunächst in ein kleineres Format bringen. In der Regel genügt hier eine Auflösung im HD-Format von um die 1200 x 1080 Pixel (Höhe x Breite!). Auch kann es sein, dass Du manche Dokumente im Querformat eingescannt hast: Rotiere Sie dann so, dass sie im Hochformat vorliegen.
- Jetzt musst Du sie in einem Grafikprogramm oder per Online-Tool wie z.B. mit dem https://imageresizer.com/ komprimieren. Denn selbst als ZIP-Datei wären sie noch zu groß. Versuche dabei einen Kompromiss zwischen möglichst kleiner Dateigröße und Qualität zu finden. Auch hier musst Du etwas experimentieren. JPEG-Dateien kannst Du beispielsweise auch mit https://compressimage.toolur.com/ komprimieren. Probiere hier zunächst Methode F oder G aus. Das Resultat für ein Dokument sollte möglichst deutlich kleiner als 5 MB sein. Sollten die o.g. Methoden dies nicht erreichen, teste anschließend die nicht verlustfreien anderen Methoden aus. Alternativ kannst Du auch mit einem Grafikprogramm oder einem Onlinetool wie z.B. Jpg to grayscale converter die Farbscans zuerst in Graustufen umwandeln und dann erst wie beschrieben komprimieren. Hebe aber in diesem Fall trotzdem die etwas größeren Dateien mit den komprimierten Farbscans auf, denn wenn z.B. im Bewerberportal der Speicherplatz ausreichen sollte, würde ich die in Farbe eingescannten Dokumente den Graustufen-Dokumenten vorziehen. Für die Umwandlung von farbigen PDF-Dokumenten in Graustufen-PDFs und für die Komprimierung von PDF-Dateien gibt es ebenfalls Online-Tools: Gib hier zu einfach »convert pdf to grayscale« oder »pdf komprimieren« in die Googlesuche ein.
- Wenn mehrseitige Dokumente einzeln in Form von JPEG-Dateien eingescannt worden sind, solltest Du sie jetzt z. B. mit einem Umwandlungsprogramm wie beispielsweise https://jpg2pdf.com/de/ zu einer mehrseitigen PDF-Datei zusammenfügen.
Alle Deine Dokumente sollten abschließend möglichst verlustfrei komprimiert und optimalerweise sowohl im PDF- wie auch JPEG-Format vorliegen und einen sinnvollen »sprechenden« Dateinamen haben.
Schritt 4: Dateien organisieren und für den Versand vorbereiten
Wenn Du alle Dokumente komprimiert hast, lege sie nicht zusammen mit den Original-Scans in ein einziges Verzeichnis, sondern überlege Dir eine Ordnerstruktur (sonst besteht Verwechslungsgefahr).
Ich empfehle hier, die Dokumente und Dateien in Kategorien einzuteilen.
Ein Beispiel:
- /komprimiert/Arbeits-und-Zwischenzeugnisse/
- /komprimiert/Schulzeugnisse-und-Studiumabschluss/
- /komprimiert/Zertifikate-und-Teilnahmebestätigungen/
- /komprimiert/Referenzen/
- /komprimiert/Sonstiges/
Prüfe anschließend, wie groß folgende Datei-Zusammenstellungen sind, wenn Du sie jeweils in einer ZIP-Datei komprimierst:
- Letztes Arbeits- oder Zwischenzeugnis zusammen mit Zeugnis Deines höchsten Bildungsabschlusses
- Referenzen
- Zertifikate
Diese Dateien sind neben dem Lebenslauf und dem Anschreiben in den meisten Bewerbungsverfahren am häufigsten gefragt. Jede ZIP-Datei sollte möglichst unter 5 MB liegen, die einzelnen ungezippten Dateien möglichst unter 10 MB. Es gilt: Je kleiner, um so besser. Grund: Viele Empfängerpostfächer und Bewerbungsplattformen begrenzen den Speicherplatz auf max. 5-10 MB, 20 MB sind schon eher die Ausnahme — und zwar für alle Dokumente zusammengerechnet! Manche Unternehmen und Plattformen akzeptieren nur PDF-Dateien, andere nur ZIP-Dateien oder beide Formate.
Liegst Du deutlich unter den o.g. Grenzen, hast Du Spielraum, weitere Dateien wie z. B. Zertifikate oder weitere (ältere) Arbeitszeugnisse hinzuzufügen. Wenn nicht: Finde heraus, welche Dateien zu groß sind und versuche, sie noch besser zu komprimieren. Auch wenn Du nicht alle Dokumente in den ZIP-Dateien unterbringen kannst: Für den Fall des Falles hast Du sie trotzdem griffbereit und kannst sie der Personalabteilung z.B. als separate E-Mail zukommen lassen, wenn danach gefragt wird.
Es wird zwar nicht unbedingt verlangt oder erwartet, aber es ist noch immer guter Stil, wenn Du Deine Bewerbungsunterlagen, also Lebenslauf, Zeugnisse, evtl. Referenzen und Zertifikate, in einer Bewerbungsmappe schön geordnet zusammenstellst und in das Vorstellungsgespräch mitbringst. Gehe nicht davon aus, dass die Gegenseite alle Deine Dokumente ausdruckt und zum Termin mitbringt.
Bringst Du sie mit, hat das mehrere Vorteile:
- Du wirkst professionell und proaktiv.
- Ihr könnt leichter Details zum Beispiel im Lebenslauf nachlesen und besprechen.
Und solltest Du im Verlauf des Gesprächs merken, dass manche Deiner eingereichten Dokumente gar nicht gelesen bzw. wahrgenommen wurden (was nicht selten passiert), kommt es natürlich besonders elegant rüber, wenn Du es zur Ansicht parat hast. Und gerade dann, wenn Du aufgrund von Speicherbegrenzungen manche Dokumente wie z. B. Referenzen nicht einreichen konntest, solltest Du sie auf jeden Fall Deiner Bewerbermappe beilegen. Denn das kann im Vorstellungsgespräch ein Trumpf sein! Es ist auch vorteilhaft, ein »Beweisstück« vorlegen zu können, wenn Deine Qualifikationen oder Referenzen angezweifelt werden. Liegt beispielsweise das Zertifikat mit der genauen Inhaltsbeschreibung der Kursinhalte erst einmal auf dem Tisch, unterstreicht das Deine Glaubhaftigkeit und ihr könnt auch konkreter über die Inhalte der Zertifizierung diskutieren.
Du kannst mit einer Bewerbermappe im Vorstellungsgespräch also eigentlich nur Pluspunkte sammeln. Aber übertreibe es nicht: Es sollte kein dicker Wälzer werden, denn dann kann das als Angeberei mißverstanden werden.
Wir hoffen, diese Anleitung hilft Dir, Dich auf die verschiedenen Anforderungen bei der Zusammenstellung Deiner Bewerbungsunterlagen gut vorzubereiten, so dass Du Dich bei Deinen Bewerbungen auf das Verfassen des Anschreibens konzentrieren kannst. Denn wenn Du mit Deiner Bewerbung und den o.g. Standard-Dokumenten auf Interesse gestoßen bist, wird oft nach weiteren Bescheinigungen gefragt – beispielsweise weil Du die Weiterbildungen, Auszeichnungen etc. in Deinem Lebenslauf erwähnt hast. Kannst Du auf entsprechende Nachfragen schnell reagieren, wird das auf jeden Fall einen guten Eindruck hinterlassen.
In den folgenden Blogposts zu dieser Serie, werden wir Dir weitere Tipps zum Anschreiben, der Gestaltung des Lebenslaufes und auch zu spannenden alternativen Formen der Onlinebewerbung geben.
Tags: bewerbung , bewerbungsprozess , bewerbungsunterlagen